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如何有效地策劃一場大型活動

作者: 來源: 日期:2014-09-02 15:03:16 人氣:1153
大型活動的策劃通俗地講,就是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。包括:會展形式、節慶形式、民俗形式、宗教形式、企業形象公關宣傳形式等。一般需要經過五個階段,分別是:調研、設計、策劃、協調、評價。這五個階段將激發活動組織者的創意,并能有效促進活動的順利實施。

  第一階段:調研。任何一個大型活動必須要有一個鮮明的主題。在進行一個大型的活動策劃之前必須就主題進行調研。一次大型的活動,即是這個主題對公眾或參與者的重要展示,市場調研可以幫助活動的策劃者確定哪個是活動的目標客戶市場或第一市場,以及了解到目標客戶對大型活動的期待性要求有哪些,希望達到什么樣的目的和效果。調研的內容可以是國家關于有關大型活動的法律法規,如消防安全等規定,以及適用人群、公眾關注點、是否有道德或宗教限制、活動的時間及地點是否適宜等。

  第二階段:分析與創意。在活動的調研完成之后,就需要進行針對活動的各個方面進行分析,這是激發創意與靈感的階段,是讓活動組織者設計整個大型活動藍圖的階段。要想讓大型活動不落俗套,必須要有創意性的思路及變革的想法。在創意過程中,可以運用頭腦風暴法等來集思廣益,用紙張記錄下大家的奇思妙想,不要一開始就進行評價與歸類。然后再根據所記錄的想法,運用5W1H的方法進行提問,使一些想法能夠與大型活動的主題目標達到一致性。在此過程中,一定要評估可能實施并能運用的資源是否可行,如政治資源、人力資源、財務資源等等。例如審慎的考慮財務資源,是否能提供足以維持此活動的開發與執行,以及是否有渠道運用此活動進行籌集到足夠的活動經費,以及各類資金的流向,從而確定收益與支出之間的關系,以及此支出是否與當初的主題及目標能否達到預期效果。

  第三階段,活動具體方案的策劃。策劃期通常是大型活動組織管理中用時最長的周期。從各種大型活動策劃與實踐中,如果調研越準確,前期分析越充分,那么方案策劃期相應的越簡單,用的時間也越少。在此階段要充分運用時間、空間以及速度三個因素來確定直接的資源是否得到充分的運用,三因素能否有效的運用直接關系到大型活動的最終結果成功與否。

  時間因素即指你可以運用來做大型活動的時間,或者說是你擁有多少采取行動或做出反應的時間。策劃和實際創作的用時多少對活動組織的成本,有時甚至對活動的成功,起著重大的影響。制訂詳細的活動計劃,每個細節所需要的時間都要明確考慮。一般情況下,你都是預測,所以必須對每個階段都要加上一定的超時保險系數,以免到時手忙腳亂。一般情況下,按10%的超時保險數就足夠了,這樣策劃組織者在每個階段都可以很從容完成相應的工作。

  空間因素是指與活動有關的各種重大決定之間制訂的時間,也指大型活動的物理空間。時間與空間的關系不間斷地貫徹于活動的全過程。空間的選擇要看參加活動的人群,例如上了年紀的老人無法進行激烈的活動或者在冰冷的天氣下活動,那么對于此類人群的活動空間就需要格外注意。此外,對于大型活動場所外的交通安排,人群的緊急通行安排等,都要做出詳細的規劃。

  活動策劃的最后一個因素即是關于大型活動策劃期間對于行動發生的速度。意即對策劃的組織者是否每項行動都能在最佳的時間內展開,要對每個行動完成的速度進行管理。一個良好的活動策劃,組織者能把握每一個細節任務的速度,當急則急,當緩則緩。在大型活動舉行當中,有效地把握活動進行的速度,有利于調動活動的氣氛,以及讓參與者能夠休息與參與相結合,達到最佳的活動效果。

  第四個階段:大型活動的協調。在大型活動的過程當中,需要協調的因素很多。對外需要協調政府,以及一些職能部門如公安消防、交通管理部門、醫院、學校等等凡是能涉及到的因素。對內需要協調場地、人員、時間、參加者等等。任何事情都不可能一帆風順,所以要求大型活動的策劃組織者,始終保持良好的心態,以積極的態度,探索使用正確的方法去解決大型活動實施過程中所遇到的每一個細小或者重大的事情,并視解決問題為一種挑戰,視解決協調問題有結果為一種樂趣。

  評估是大型活動策劃與管理的最后一個階段,也是總結及檢討改善,以及策劃與管理下一個大型活動的階段。在活動的運行當中或者結束后,運用調查或者電話回訪等手法,了解評估活動的成效以及成敗
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